Atención a Titulares
Consultas, actualizaciones y correcciones en Bases de Datos:
- Los titulares de datos o sus causahabientes presentarán sus solicitudes por escrito anexando copia del documento de identidad. Cuando sea a través de causahabiente debe anexar documento de identidad del titular, del causahabiente y el documento que lo acredita como tal
- Para los datos personales que se recopilan y tratan en el proceso de Gestión del Talento Humano, actuará como responsable por el debido tratamiento quien desempeñe el cargo de Director Gestión Humana, quien atenderá a los titulares en cuanto a la actualización y corrección de sus datos, a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: adminpersonal@ath.com.co
- Oficina sede carrera 11 # 87 A – 51 Piso 8vo. Bogotá D.C.
- Los colaboradores de la compañía tienen acceso al aplicativo “SAP Success Factors” mediante el cual pueden realizar la consulta de sus datos personales.
- Para los datos personales que se recopilen y traten de las personales naturales que actúen como proveedores de ATH, así como de la administración de las imágenes que se graban a través del sistema de videovigilancia, es responsable por el debido tratamiento quien se desempeñe como Jefe de Compras y Procesos Administrativos, quien atenderá a los titulares en cuanto a conocer el estado de sus datos, su actualización y corrección a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: comprasyadquisiciones@ath.com.co
- Oficina sede carrera 11 # 87 A – 51 Piso 8vo. Bogotá D.C.
Una vez recibida la solicitud, se cuenta con 10 días hábiles para emitir respuesta al titular.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Consultas, actualizaciones y correcciones para el Sistema de Vídeo Vigilancia:
Cuando el titular de las imágenes requiera ver o eliminar sus imágenes, debe realizar la solicitud de la siguiente manera según corresponda:
- Colaborador de ATH
Informa a su Director o Gerente la situación que demanda acudir a las grabaciones del sistema de video vigilancia.
El Director o Gerente valida si es o no procedente la solicitud. Cuando así lo considera, mediante correo electrónico dirigido al Jefe de Compras y Procesos Administrativos, solicita el acceso a las grabaciones, indicando la ubicación de la cámara, la fecha y hora requerida y adjunta copia de la cédula de ciudadanía del Colaborador solicitante.
El tiempo para la atención de solicitudes de los Colaboradores para la validación de las imágenes es de dos días hábiles.
- Visitante o Persona Externa
Presenta la solicitud al Jefe de Compras y Procesos Administrativos, a través del correo electrónico comprasyadquisiciones@ath.com.co, pidiendo acceso o eliminación de las imágenes donde él aparece; indicando la ubicación de la cámara, la fecha y hora respectiva y adjunta copia de la cédula de ciudadanía del solicitante.
El Jefe de Compras y Procesos Administrativos recibe la solicitud y valida la identidad del solicitante.
Ubica las imágenes dentro del periodo de tiempo referido en la solicitud, valida las imágenes solicitadas y verifica si en ellas se encuentran registros de menores de edad y/o de terceros, en cuyo caso, deberá solicitar a un proveedor experto la distorsión de las imágenes con el fin de proteger la identidad de estos menores/terceros.
Cuando la solicitud haga referencia al acceso visual de las imágenes, se programará cita con el solicitante y se llevará a cabo en la privacidad de la oficina del Jefe de Compras y Procesos Administrativos.
Cuando la solicitud requiera la emisión y entrega de la grabación, el Jefe de Compras y Procesos Administrativos descargará los registros y los enviará según el tamaño de la grabación así:
- Cuando el vídeo tiene un tamaño reducido, se envía por correo electrónico cifrado al solicitante.
- b) Cuando el vídeo es de un tamaño mayor al permitido en el correo electrónico, se entregará personalmente al titular, en un CD/DVD o una USB suministrada por el solicitante, junto con la carta de entrega y copia para confirmación de recibido por parte del solicitante.
Reclamos:
Cuando un Titular o sus causahabientes consideren que sobre la información contenida en una base de datos personales, se ha incumplido alguna de las obligaciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar el reclamo por escrito ante el Responsable del Tratamiento utilizando los canales señalados en el numeral 5.8.1 de la presente política, incluyendo copia del documento de identidad, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompaña con los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocatoria de la autorización y/o eliminación del dato
Los Titulares de los datos podrán solicitar la supresión de estos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos mediante solicitud dirigida a ATH, la cual debe contener: la Identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección del Titular; adicional se deben adjuntar los documentos que se quiera hacer valer.
Los canales habilitados para el envío de este tipo de solicitudes son:
- Oficina sede carrera 11 # 87 A – 51 Piso 8vo. Bogotá D.C.
- Buzón para colaboradores adminpersonal@ath.com.co
- Buzón para proveedores comprasyadquisiciones@ath.com.co
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si vencido el término legal respectivo no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
Reporte de Incidentes de Seguridad
Cuando se presente un incidente de seguridad (Pérdida, hurto, transgresión de información), en las bases de datos personales al interior de ATH, el Jefe Jurídico es responsable de realizar el reporte en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio, en un tiempo no mayor a quince días, a partir del informe que le notifique el responsable de la base de datos.